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Facturación Automática: Activación y configuración inicial

Qué es

La Facturación Automática genera y timbra los CFDI de los pagos recibidos en tu condominio sin que tengas que hacerlo ingreso por ingreso. El sistema revisa cada hora todos los ingresos nuevos y, si se cumplen las condiciones configuradas, los timbra automáticamente.

Esto elimina el proceso de entrar a cada ingreso y facturarlo de manera manual.

Cuándo activarlo

Activa la Facturación Automática si:

Tu condominio ya factura ingresos desde CondoVive y quieres dejar de hacerlo manualmente.
La mayoría de tus condóminos paga con las mismas formas de pago (transferencia, efectivo, CondoPay (SPEI o tarjetas de crédito/ débito) y cuotas de las mismas categorías (mantenimiento, agua, gas).

Para activar esta función tienes que tener configurados los datos fiscales del condominio (RFC, certificado CSD y tener folios disponibles). Sin esos requisitos, el sistema no puede timbrar.

Cómo funciona

El sistema revisa los ingresos capturados una vez por hora. Si un ingreso cumple las condiciones que definiste en la configuración y no genera saldos excedentes, genera el CFDI de forma automática.. Si no las cumple, lo deja pendiente para timbrado manual.

Las dos condiciones que debes configurar son:

La forma de pago usada en el ingreso tiene una vinculación con una forma de pago del catálogo SAT.
Todas las categorías de las cuotas pagadas tienen asignada una clave de producto SAT.

Sobre el monto que se factura: el sistema no timbra de forma automática los ingresos que generan un saldo excedente. Cuando el monto pagado supera lo que cubren las cuotas, el ingreso queda para timbrado manual y el excedente se envía a saldo libre de la unidad.

El sistema genera únicamente CFDI tipo PUE (Pago en Una sola Exhibición). Cualquier ingreso que requiera otro tipo de CFDI debe timbrarse manualmente.

Paso a paso

Requisito previo: verifica tus datos fiscales

Antes de activar la Facturación Automática, confirma que en CondoVive ya tienes configurados:

RFC y Razón Social del condominio, exactamente como aparecen en tu Constancia de Situación Fiscal.
Certificado CSD (.cer), Llave privada (.key) y Contraseña CSD.
Datos fiscales de cada unidad: RFC del condómino, Régimen Fiscal y Uso CFDI.

Si aún no los tienes, sigue primero esta guía antes de continuar: ACTUALIZACION FACTURACION 4.0 - Alta de certificados y datos fiscales

Además de los datos fiscales, verifica que ya existan en tu sistema:

Tus formas de pago internas (Transferencia, Efectivo, T-Debito, etc.) verifica en Finanzas > Capturar Ingresos > Ajustes Ingresos > Métodos de pago. Si no existen, agrégalas antes de continuar, de otra manera, no aparecerán en la configuración de Facturación Automatica.
Tus categorías de cuota (Mantenimiento, Agua, Gas, Extraordinaria, etc.) verifica en Finanzas > Cuotas > Cuotas Anuales > Ajustes Cuotas. Si no existen, agrégalas antes de continuar.
Los códigos de producto SAT y unidades SAT que usarás, en la sección "Catálogos de Facturación" de esta misma página (más arriba). Los desplegables de FA solo muestran los que hayas agregado ahí.

Paso 1: Abrir Ajustes Facturación

Ve a Ajustes > Ajustes Facturación > Colócate hasta el final de la página.

Paso 2: Activar el toggle de Facturación Automática

Localiza la sección "Facturación Automática" y activa el toggle.

Aparece un mensaje de confirmación que dice que la función se activará para todas las unidades del condominio de forma inmediata. Confirma para continuar.

Al activar, la Facturación Automática procesa todos los ingresos compatibles del día de activación, incluidos los que hayas capturado más temprano ese mismo día antes de encender la función. Los ingresos de días anteriores no se ven afectados.

Si necesitas excluir alguna unidad específica, puedes desactivarla una vez completada la configuración. Ver sección "Desactivar por unidad" al final de esta guía.

Paso 3: Configurar las formas de pago

Esta sección le indica al sistema cómo traducir tus formas de pago internas al catálogo oficial del SAT. Sin esta configuración, los ingresos registrados con esa forma de pago no se timbrarán automáticamente.

Importante: el desplegable "Forma de Pago CondoVive" solo muestra las formas de pago que ya existen en tu catálogo interno. Si una no aparece, ve primero a Finanzas > Capturar Ingresos > Ajustes Ingresos > Métodos de pago y agrégala, luego regresa aquí. El desplegable "Forma de Pago SAT" solo muestra las opciones que hayas agregado en la sección "Formas de Pago" de esta misma página.

En la sección "Configuración de Formas de Pago", haz clic en "+ Agregar".
En la columna izquierda "Forma de pago CondoVive", selecciona una forma de pago tal como la tienes nombrada en tu condominio. (Estas son las que aparecen en el desplegable cuando capturas un ingreso: "Transferencia", "Efectivo", "T-Debito", etc.)
En la columna derecha "Forma de pago SAT", selecciona el código equivalente del catálogo del SAT.
Haz clic en "+ Agregar" y repite por cada forma de pago que uses. Cubre todas, no solo las más frecuentes.

Paso 4: Configurar la asociación de conceptos y unidades

Esta sección le indica al sistema que código fiscal del SAT corresponde a cada tipo de cuota que cobras. Si una categoría no está configurada aquí, cualquier ingreso que incluya una cuota de esa categoría cae en timbrado manual, aunque las demás cuotas del mismo ingreso si están configuradas.

Importante: el desplegable "Categoría de Cuota a automatizar" solo muestra las categorías que ya existen en tu sistema. Si falta alguna, agrégala en Finanzas > Cuotas > Cuotas Anuales > Ajustes Cuotas. El desplegable "Clave de producto SAT" solo muestra los códigos que hayas agregado en la sección "Catálogo de productos y servicios" de esta misma página.

En la sección "Asociación de Conceptos y Unidades", haz clic en "+ Agregar".
En la columna "Categoría de Cuota a automatizar", selecciona una de tus categorías de cuota (Mantenimiento, Agua, Gas, Extraordinaria, etc.).
En la columna "Clave de producto SAT", selecciona el código que describe ese servicio según el SAT. Para servicios de condominio, la familia más usada es la 72 (Servicios). Si no estás seguro del código correcto, consulta a tu contador antes de continuar.
En la columna "Clave de unidad SAT", selecciona la unidad de medida.
Haz clic en "+ Agregar" y repite por cada categoría que quieras automatizar.

Paso 5: Guardar cambios

Haz clic en "Guardar Cambios" al final de la pantalla.

A partir de este momento, el sistema empieza a procesar ingresos automáticamente en el siguiente ciclo de la hora.

Ejemplos prácticos

Caso 1: Condominio con transferencias y efectivo

Un condominio tiene 60 unidades. Todos los condóminos pagan $1,200 de mantenimiento mensual, la mayoría por transferencia bancaria y algunos en efectivo.

Configuración necesaria:

Forma de pago "Transferencia" vinculada a 03 - Transferencia electrónica de fondos.
Forma de pago "Efectivo" vinculada a 01 - Efectivo.
Categoría "Mantenimiento" con la clave de producto SAT correcta y unidad E48.

Resultado: todos los ingresos de mantenimiento registrados con esas dos formas de pago se timbran automáticamente cada hora, sin que el administrador intervenga.

Caso 2: Ingreso con cuotas de categorías mixtas

Un condominio paga $1,500 que cubre mantenimiento ($1,200) y agua ($300). La categoría "Mantenimiento" está configurada, pero "Agua" no.

Resultado: el ingreso completo cae en Timbrado Manual. Para que sea automático, todas las categorías del ingreso deben estar configuradas.

Caso 3: Pagos por CondoPay

Los condóminos pagan desde la app con tarjeta de débito. El ingreso se registra automáticamente en el sistema. Si la forma de pago de CondoRay está vinculada a la clave SAT 28 y la categoría "Mantenimiento" esta configurada, el ingreso queda como PROGRAMADO y se timbra en el siguiente ciclo sin intervención del administrador.

Errores comunes

El ingreso aparece como NO PROGRAMADO aunque la función está activa La causa más frecuente es que la forma de pago del ingreso no tiene vinculación configurada, o que alguna categoría de cuota no está en la lista de Asociación de Conceptos. Revisa ambas secciones en Ajustes Facturación.

La clave de producto SAT generó un error al timbrar La clave no corresponde al tipo de servicio según el SAT. Verifica con tu contador que la clave sea la correcta para servicios de condominio en tu régimen fiscal antes de volver a intentarlo.

Activo la función pero no quiero que aplique a una unidad específica Por defecto se activa para todas las unidades. Para excluir una: Administración > Unidades > selecciona la unidad > pestaña Facturación > desactiva el toggle Facturación Automática.

Consideraciones importantes

La Facturación Automática usa el RFC principal configurado en cada unidad para generar los CFDI. Si una unidad no tiene RFC principal marcado, el CFDI se genera a público en general (XAXX010101000). Antes de activar la función, verifica que los datos fiscales de tus condominios estén completos y que haya un RFC marcado como principal en cada unidad.
Una vez timbrado un CFDI, no puede modificarse. Solo puede cancelarse. La cancelación es un trámite ante el SAT con implicaciones contables. Si detectas un error en la configuración (por ejemplo, una clave de producto SAT incorrecta), desactiva la función, corrige el error y vuelve a activarla antes de que el siguiente ciclo procese más ingresos.
El sistema genera únicamente CFDI tipo PUE. Si algún condómino requiere un CFDI con complemento de pago u otro tipo, debes generarlo manualmente.
Los ingresos que generan un saldo excedente no se facturan de forma automática. El ingreso queda para timbrado manual; el excedente se va a saldo libre y no se incluye en ningún CFDI automático.

Buenas prácticas

Configura todas tus formas de pago y categorías de cuota antes de activar la función.
Si activas primero y configuras después, los ingresos registrados durante ese periodo quedarán en NO PROGRAMADO y tendrás que timbrarlos manualmente uno a uno.

Revisa Finanzas > Facturar Ingresos los primeros días después de activar la función.
Los ingresos en NO PROGRAMADO son la señal más clara de que falta algo en tu configuración.

Coordina con tu contador que clave de producto SAT usarás para cada categoría antes de hacer la configuración.
Un error en la clave puede generar CFDI's incorrectos que hay que cancelar, y la cancelación tiene un proceso ante el SAT que toma tiempo.

Desactivar por unidad

Si necesitas excluir una unidad especifica de la facturacion automatica, ve a:

Ruta: Administracion > Unidades > selecciona la unidad > pestaña Facturación > y desactiva el toggle Facturación Automática.

Al desactivarla, los ingresos futuros que se capturen ade esa unidad quedarán en Timbrado Manual. Los CFDI ya generados no se veránven afectados.

[Insertar captura: pestaña Facturación dentro del detalle de una unidad, con el toggle en estado desactivado.]