Facturación Automática: Cómo usarla día a día

Qué es 

La Facturación Automática genera CFDI una vez por hora para los ingresos que cumplen las condiciones definidas en la configuración. Esta guía explica cómo saber si un ingreso se va a timbrar, cómo identificar los que necesitan atención y cómo enviar los comprobantes a los condóminos.

Cuándo consultar esta guía

Usa esta guía cuando:

• Acabas de capturar un ingreso y quieres confirmar si se timbrará de forma automática.
• Ves ingresos en estadoNO PROGRAMADO o ERRORy necesitas resolverlos.
• Necesitas timbrar manualmente un ingreso que el sistema no procesó.
• Quieres enviar un CFDI a un condómino.

Cómo funciona

Cuando un ingreso entra al sistema ya sea porque el administrador lo captura manualmente o porque llega por CondoPay queda en espera de evaluación. Cada hora, el sistema revisa todos los ingresos pendientes y determina cuáles cumplen las tres condiciones configuradas en Ajustes Facturación: que la forma de pago esté vinculada a una clave SAT y que todas las categorías de cuota del ingreso tengan clave de producto SAT asignada. Los que cumplen estas condiciones y cuyo monto no genera saldos excedentes se timbran solos y quedan disponibles como CFDI. Los que no cumplen, incluidos los ingresos que generan un saldo excedente, quedan marcados para timbrado manual.

El trabajo diario del administrador con este feature no es capturar ni timbrar: es revisar las excepciones. Un condominio bien configurado debería tener la gran mayoría de sus ingresos timbrándose sin intervención.

Para gestionar estas excepciones y consultar los CFDI generados, hay dos secciones distintas:

• Finanzas > Facturar Ingresos: la cola de facturación. Aquí ves el estado de cada ingreso y tomas acciones sobre los que fallaron o quedaron sin programar.
• Reportes > Ingresos > Ingresos Facturados: solo muestra los CFDI ya timbrados exitosamente. Es donde los descargas y los envías a los condóminos.

El sistema genera únicamente CFDI tipo PUE (Pago en Una sola Exhibición). Cualquier ingreso que requiera otro tipo debe timbrarse manualmente.

Paso a paso

Paso 1: Al capturar un ingreso

Para que un ingreso califique para el timbrado automático, debe cumplir estas condiciones al mismo tiempo:

• Todas las cuotas del ingreso pertenecen a categorías configuradas en Ajustes Facturación.
• La forma de pago usada está vinculada a una forma de pago SAT en Ajustes Facturación.
• El monto del ingreso se asigna en su totalidad y no genera saldos excedentes.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, el ingreso cae en Timbrado Manual. El sistema te lo indica en pantalla al momento de capturar:

Aviso en fondo verde — "El ingreso es compatible y se facturará automaticamente":
el ingreso cumple todas las condiciones.El RFC principal de la unidad se usará para timbrar el CFDI.

Haz clic en el botón verde "Capturar Ingreso" para guardarlo y dejarlo en cola. No necesitas hacer nada más.

Aviso en fondo rojo  "El ingreso no es compatible y se deberá timbrar manualmente": el ingreso no cumple alguna condición. Tienes tres opciones: corregir la causa antes de guardarlo (forma de pago sin vinculación o categoría sin configurar en Ajustes Facturación) y después guardarlo normalmente; usar "Capturar y Facturar" para timbrar ese ingreso en ese momento; o usar "Capturar Ingreso" para guardarlo y timbrarlo más tarde de forma manual desde Finanzas > Facturar Ingresos.

Los tres botones al pie del formulario de captura hacen cosas distintas:

1. "Capturar Ingreso" (botón verde): guarda el ingreso. Si cumple las condiciones de tu configuración, queda en cola para el timbrado automático de la próxima hora.
2. "Capturar y Facturar" (botón morado): guarda el ingreso y lo timbra en ese momento de forma manual. Úsalo cuando el ingreso no sea compatible y necesites el CFDI de inmediato, o cuando prefieras no esperar el ciclo de la hora
3. "Vista Previa": muestra el recibo de pago antes de guardar. No genera ningún registro.

Ingresos provenientes de CondoPay

• Los pagos de CondoPay se registran solos, el admin no los captura.
• Aplican las mismas condiciones de FA: si la forma de pago y las categorías están configuradas, el ingreso aparece directamente como PROGRAMADO y se timbra solo. No requiere ninguna acción del administrador.

Paso 2: Revisar el estado de los ingresos

Ruta: Finanzas > Facturar Ingresos.

Si aparece el aviso amarillo en la parte superior  "Existen ingresos con categorías de cuotas que aún no están configuradas"  significa que hay ingresos que no pueden timbrarse automáticamente por una configuración incompleta. Haz clic en el enlace del aviso para ir directamente a Ajustes Facturación y completarla.

Acciones manuales disponibles

Ruta: Finanzas > Facturar Ingresos
Accede a estas acciones usando el menú más [...] localizado a la derecha en las filas de ingresos.

• Timbrar Ingreso: timbra ese ingreso de forma manual en ese momento.
• Re-intentar Timbrado: reintenta el proceso si hubo un error previo.
• Timbrar Ahora: forzar el timbrado inmediato sin esperar el siguiente ciclo. Úsala solo cuando necesites el CFDI de inmediato. Si ocurre un error al usar esta opción, el timbrado automático queda desactivado para ese ingreso y tendrás que reintentarlo manualmente con "Re-intentar Timbrado".

Consultar y enviar un CFDI ya timbrado

Ruta: Reportes > Ingresos > Ingresos Facturados

Esta sección solo muestra los CFDI que ya fueron timbrados exitosamente.

1. Usa los filtros de mes y año para localizar el CFDI que necesitas.
2. Haz clic en el menú de más [...] del registro correspondiente.
3. Selecciona la acción:
4. • Ver detalle de CFDI: visualiza el comprobante completo en pantalla.
   • Descargar PDF: descarga el comprobante en PDF.
   • Descargar XML: descarga el archivo XML para registros contables.
   • Enviar a correo: confirma o ajusta el email receptor y acepta. El sistema envía el PDF y el XML al correo indicado.
   • Cancelar CFDI: cancela el comprobante ante el SAT. Esta acción es irreversible y tiene implicaciones contables.

Nota sobre CFDI versión 3.3: si el CFDI fue generado en versión 3.3, las opciones de acción no están disponibles en CondoVive. Debes descargarlo y gestionarlo directamente desde el portal del SAT.

Ejemplos prácticos

Caso 1: Ingreso capturado manualmente que califica para timbrado automático

• El administrador registra un ingreso de $1,200 de mantenimiento pagado por transferencia bancaria el lunes a las 2:48 PM. 
• El aviso verde confirma que es compatible. 
• El administrador hace clic en "Capturar Ingreso". 
• A las 3:00 PM el sistema ejecuta el ciclo y genera el CFDI F/372 para Casa 7.
• A las 3:05 PM el administrador entra a Reportes > Ingresos Facturados, localiza el CFDI y lo envía por correo al condómino.

Caso 2: Ingreso con cuotas de categorías no configuradas

Un condómino paga $2,000 que cubre mantenimiento ($1,200) y una cuota extraordinaria ($800). La categoría "Extraordinaria" no está configurada en Ajustes Facturación. El aviso rojo aparece al capturar. El administrador tiene dos opciones: ir a Ajustes Facturación y agregar la categoría "Extraordinaria" con su clave SAT (para que este y futuros ingresos similares sí califiquen), o usar "Capturar y Facturar" para timbrar ese ingreso en ese momento y resolver la configuración después.

Caso 3: Pago recibido por CondoPay

Un condómino paga $1,200 de mantenimiento desde la app con tarjeta de débito. El ingreso se registra automáticamente en el sistema sin que el administrador lo capture. Si la forma de pago de CondoPay (tarjeta de débito) está vinculada a la clave SAT 28 en la configuración, y la categoría "Mantenimiento" tiene su clave SAT asignada, el ingreso aparece directamente como PROGRAMADO en Finanzas > Facturar Ingresos y se timbra en el siguiente ciclo sin ninguna intervención del administrador.

Errores comunes

Usé "Timbrar Ahora" y ahora el ingreso tiene ERROR y no se reintenta solo Al usar "Timbrar Ahora", si ocurre un error, el timbrado automático queda desactivado para ese ingreso específico. Usa "Re-intentar Timbrado" desde el menú del ingreso para volver a intentarlo manualmente.

No encuentro el CFDI en Ingresos Facturados Verifica primero el estado del ingreso en Finanzas > Facturar Ingresos. Si está en PROGRAMADO, el ciclo de la hora aún no ha corrido. Si está en ERROR, el timbrado falló y el CFDI no se generó. Si está en NO PROGRAMADO, el ingreso nunca entró a la cola automática.

El condómino dice que no recibió la factura El sistema no envía los CFDI automáticamente. Debes enviarlos manualmente desde Reportes > Ingresos Facturados usando la opción "Enviar a correo".

Hay muchos ingresos en NO PROGRAMADO y no sé cuál es el problema Revisa si aparece el aviso amarillo en Finanzas > Facturar Ingresos. Si aparece, hay categorías de cuota sin configurar. Ve a Ajustes Facturación y completa la sección de Asociación de Conceptos. Si el aviso no aparece, el problema es probablemente la forma de pago. Revisa que todas las formas de pago usadas en esos ingresos tengan vinculación configurada.

Consideraciones importantes

**El sistema no envía los CFDI a los condóminos de forma automática. **
Aunque el CFDI se genere sin que el administrador intervenga, el envío siempre es manual desde Reportes > Ingresos Facturados.

**Una vez timbrado un CFDI, no puede modificarse. **
Solo puede cancelarse ante el SAT. La cancelación tiene implicaciones contables y el proceso puede tomar tiempo. Antes de timbrar, verifica que los datos de la unidad (RFC, Régimen Fiscal, Uso CFDI) sean correctos.

**Si desactivas la Facturación Automática para una unidad **
desde Administración > Unidades, los ingresos futuros de esa unidad pasan a Timbrado Manual. Los CFDI ya generados no se ven afectados.

**Los CFDI en versión 3.3 no tienen acciones disponibles dentro de CondoVive. **
Si tienes CFDI antiguos en esa versión, deben gestionarse directamente desde el portal del SAT.

Los ingresos que generan un saldo excedente no se facturan de forma automática. Cuando el monto pagado supera lo que cubren las cuotas, el ingreso queda para timbrado manual y debes facturarlo desde Finanzas > Facturar Ingresos. El excedente se envía a saldo libre de la unidad.

Buenas prácticas

1.- Revisa Finanzas > Facturar Ingresos al inicio y al cierre de tu jornada.
Con dos minutos puedes identificar ingresos en NO PROGRAMADO o ERROR antes de que se acumulen.

2.- Envía los CFDI el mismo día en que se generan.
Algunos condóminos los necesitan para deducciones fiscales con fecha específica.

3.- Si ves un porcentaje alto de ingresos en NO PROGRAMADO, es señal de que la configuración en Ajustes Facturación está incompleta.
Con una configuración correcta, la Facturación Automática debería manejar la gran mayoría de tus timbrados sin intervención.

4.- No uses "Timbrar Ahora" de forma habitual. 
Esa opción está pensada para casos excepcionales. Si la usas frecuentemente y ocurre un error, acumularás ingresos que quedan fuera del ciclo automático y tendrás que gestionarlos manualmente uno a uno.

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Actualizado el: 22/07/2026