Recordatorios Automáticos de Pago

Los recordatorios automáticos permiten enviar avisos de cobro de forma programada sin hacerlo manualmente cada mes.

¿Cómo funcionan?

• El sistema envía los correos en la fecha y frecuencia definida.
• Solo se envían a los perfiles seleccionados.
• Si un residente paga antes del envío, el sistema evita duplicados.
• Todos los recordatorios quedan guardados para modificarlos o eliminarlos después.

Ruta del sistema

Finanzas → Cuotas → Recordatorios automáticos

Crear un recordatorio automático

1. Nuevo recordatorio

1. Entra a Finanzas → Cuotas → Recordatorios automáticos.
2. Haz clic en el botón [ + ].

2. Completar los datos principales

Completa los siguientes campos:

• Nombre del recordatorio
• Día en que se enviará
• Recurrencia (mensual, bimestral, trimestral)
• Vigencia (Fecha límite para respetar el monto del estado de cuenta)
• Perfiles destinatarios (propietarios, inquilinos o ambos)

3. Seleccionar cuotas a incluir

Elige una de las siguientes opciones:

Todas las cuotas sin liquidar:

Incluye todos los adeudos pendientes del residente para ese tipo de cuota.

Solo las cuotas del mes vigente:

Incluye únicamente el adeudo del mes actual.

Ejemplos:

• Para enviar solo el cobro del mes actual, usar “mes vigente”.
• Para enviar todos los adeudos acumulados, usar “todas las sin liquidar”.

4. Personalizar el correo

Completa:

• Asunto del correo
• Cuerpo del mensaje

Se sugiere incluir:

• Nombre del condominio
• Monto o instrucción de pago
• Fecha límite
• Enlace de pago (si aplica)
• Información de contacto

5. Enviar un correo de prueba

Antes de finalizar, envía un correo de prueba para validar:

• Visualización correcta
• Contenido y formato
• Funcionamiento de datos dinámicos

evisa la visualización y envía la prueba

1. Selecciona la unidad
2. Agrega el correo de los destinatarios de la prueba
3. Dale clic al botón de "Enviar Prueba"

6. Guardar y Activar

1. Haz clic en Guardar.
2. Confirmar que el recordatorio aparece en la lista de activos.

Modificar o eliminar recordatorios existentes

Editar

1. Ir a Finanzas → Cuotas → Recordatorios automáticos.
2. Seleccionar el recordatorio.
3. Hacer clic en Editar.
4. Guardar.

Eliminar

Seleccionar “Eliminar” y confirmar la acción.

Consideraciones importantes

• Los correos enviados no pueden revertirse.
• Si la configuración es incorrecta, eliminar el recordatorio y crear uno nuevo.
• Si el residente paga antes del envío, no recibirá el recordatorio.
• El proceso de envío inicia a las 10:00 am (hora centro).
• El envío total puede tardar varios minutos dependiendo del número de destinatarios.
• Solo puedes tener 3 recordatorios activos.

Buenas prácticas

• Utilizar nombres claros para los recordatorios.
• Enviar siempre un correo de prueba antes de activar.
• Evitar programar varios recordatorios iguales para la misma fecha.
• Revisar mensualmente los recordatorios activos.
• Mantener los textos breves y profesionales.

Actualizado el: 24/11/2025