Recordatorios Automáticos de Pago

Los recordatorios automáticos permiten enviar avisos de cobro de forma programada sin hacerlo manualmente cada mes.

¿Cómo funcionan?

• El sistema envía los correos en la fecha y frecuencia definida.
• Solo se envían a los perfiles seleccionados.
• Si un residente paga antes del envío, el sistema evita duplicados.
• Todos los recordatorios quedan guardados para modificarlos o eliminarlos después.

Ruta del sistema

Finanzas → Cuotas → Recordatorios automáticos

Crear un recordatorio automático

1. Nuevo recordatorio

1. Entra a Finanzas → Cuotas → Recordatorios automáticos.
2. Haz clic en el botón [ + ].

2. Completar los datos principales

Completa los siguientes campos:

• Nombre del recordatorio
• Día en que se enviará
• Recurrencia (mensual, bimestral, trimestral)
• Vigencia (Fecha límite para respetar el monto del estado de cuenta)
• Perfiles destinatarios (propietarios, inquilinos o ambos)

3. Seleccionar cuotas a incluir

Elige una de las siguientes opciones:

Todas las cuotas sin liquidar:

Incluye todos los adeudos pendientes del residente para ese tipo de cuota.

Solo las cuotas del mes vigente:

Incluye únicamente el adeudo del mes actual.

Ejemplos:

• Para enviar solo el cobro del mes actual, usar “mes vigente”.
• Para enviar todos los adeudos acumulados, usar “todas las sin liquidar”.

4. Personalizar el correo

Completa:

• Asunto del correo
• Cuerpo del mensaje

Se sugiere incluir:

• Nombre del condominio
• Monto o instrucción de pago
• Fecha límite
• Enlace de pago (si aplica)
• Información de contacto

5. Enviar un correo de prueba

Antes de finalizar, envía un correo de prueba para validar:

• Visualización correcta
• Contenido y formato
• Funcionamiento de datos dinámicos

la visualización y envía la prueba

1. Selecciona la unidad
2. Agrega el correo de los destinatarios de la prueba
3. Dale clic al botón de "Enviar Prueba"

6. Guardar y Activar

1. Haz clic en Guardar.
2. Confirmar que el recordatorio aparece en la lista de activos.

Modificar o eliminar recordatorios existentes

Editar

1. Ir a Finanzas → Cuotas → Recordatorios automáticos.
2. Seleccionar el recordatorio.
3. Hacer clic en Editar.
4. Guardar.

Eliminar

Seleccionar “Eliminar” y confirmar la acción.

Consideraciones importantes

• Los correos enviados no pueden revertirse.
• Si la configuración es incorrecta, eliminar el recordatorio y crear uno nuevo.
• Si el residente paga antes del envío, no recibirá el recordatorio.
• El proceso de envío inicia a las 10:00 am (hora centro).
• El envío total puede tardar varios minutos dependiendo del número de destinatarios.
• Solo puedes tener 3 recordatorios activos.

Buenas prácticas

• Utilizar nombres claros para los recordatorios.
• Enviar siempre un correo de prueba antes de activar.
• Evitar programar varios recordatorios iguales para la misma fecha.
• Revisar mensualmente los recordatorios activos.
• Mantener los textos breves y profesionales.

💭❓ Preguntas frecuentes

• ¿Cómo o dónde puedo validar que si se haya enviado correctamente?

Una vez llegada la fecha del recordatorio ya podrás validar tanto si el envío se ejecutó así como el status del mismo desde dos secciones:

1) De manera general: Menú Principal > Reporte > Correos

2) De manera individual: Menú Principal > Administración > Unidades > Seleccionas la unidad > Sección EMAIL

• ¿Cómo puedo eliminar o corregir un envío en el que me equivoqué?

Al estar relacionado con correo electrónico, esta opción no es posible *reversar*. No obstante de haberse cometido algún error en parámetros, si podrás realizar algún ajuste para futuros envíos. Valida y modifica con ayuda del siguiente enlace: Modificar y/o eliminar

• ¿Es posible adjuntar otro documento o archivo adicional?

No, no es posible adjuntar más archivos, este apartado genera su propio documento que es el que reciben los usuarios condóminos

• ¿A qué hora se envían los recordatorios?

Estos comienzan a ejecutarse a partir de las 10:00 am (Hora centro) del día elegido dentro de tus parámetros. El envío completo dependerá de la cantidad de usuarios por enviar, por lo que puede tardar varios minutos en que se envíe por completo

• Mi recordatorio no se envió ¿Qué pudo haber sucedido?

Podrían ser varios factores a validar, entre ellos:

1-El recordatorio está inactivo: Podrás reactivarlo desde el mismo apartado de recordatorios > Selecciona INACTIVOS > Activa el "switch" a SI. Cabe mencionar que una vez re-activado, este se enviará hasta el siguiente periodo, no el mismo día que se reactivó.

2-Confusión en las fechas programadas: Valida y modifica con ayuda del siguiente enlace: Modificar y/o eliminar recordatorios

3-Error en la periodicidad del aviso, ejemplo: se ingresó como recurrencia bimestral y era mensual o viceversa. Valida y modifica con ayuda del siguiente enlace: Modificar y/o eliminar recordatorios

4-Usuario con correo electrónico incorrecto o no activo/vigente. Valida y modifica la información con ayuda del siguiente enlace: Agregar y/o Editar usuarios

5-Condómino no cuenta con saldo ni vigente ni vencido (unidad al corriente)

Si existe algún otra circunstancia adicional a esto, no dudes en contactar al equipo de soporte al cliente para profundizar en el caso ya sea desde el ícono de mensaje en la esquina inferior derecha que activa el chat en vivo o nuestro número de WhatsApp: (+52 33 9627 8449)

• ¿Todos los administradores podrán manipular esa sección?

Si y no. Mientras un administrador cuente con el permiso activo de "cuotas", podrá realizar altas, bajas y/o modificaciones dentro de esa sección.

¿No sabes que tipo de permisos tienes activados o desactivados dentro del ROL del administrador? No te preocupes, puedes verificarlos con el siguiente enlace: 👇🏻

Roles/Permisos: Desglose

Actualizado el: 27/11/2025